Controle de contas a pagar e receber: 3 dicas importantes!

Todo empreendedor sabe que uma das atividades mais importantes em qualquer negócio é estabelecer um controle de contas a pagar e receber. Isso é fundamental para que a empresa cresça de maneira sustentável, mantendo tudo em ordem.

No entanto, mesmo reconhecendo a relevância, pode ser difícil estabelecer esse monitoramento. Exatamente pensando nisso, fizemos este artigo com algumas sugestões de ações que você pode implantar para que o controle de contas a pagar e receber seja sempre eficiente em sua empresa. Continue a leitura!

Por que o controle de contas a pagar e receber é tão primordial?

Toda empresa é formada por uma série de processos. É preciso gerenciar pessoas, estabelecer relacionamento com fornecedores, organizar os estoques, produzir ou prestar serviços, prospectar e vender para os clientes. E um dos processos centrais na operação de qualquer negócio é justamente o financeiro.

O objetivo de um empreendimento é gerar lucro para seus proprietários, e isso só é possível estabelecendo uma relação racional entre receitas e gastos. É preciso que exista um saldo positivo entre o que você fatura e o quanto precisa investir para que sua empresa continue funcionando e possa atender às demandas dos clientes.

Em última análise, a rotina financeira de uma organização pode ser resumida no dinheiro que entra versus os recursos que saem. Você compra insumos e matérias-primas junto aos fornecedores, paga aluguéis, gasta com logística e marketing, enquanto também comercializa seus produtos ou serviços para pessoas (B2C) ou mesmo para outras empresas (B2B).

Funcionamento

Nem sempre essas transações acontecem em dinheiro vivo. Aliás, isso é cada dia mais raro. No dia a dia, todo empresário sabe que precisa estabelecer formas de receber mais rápido dos clientes e pagar no maior prazo possível aos fornecedores. Com isso, é possível viabilizar um fluxo de caixa sempre equilibrado, o que é importante, pois minimiza a necessidade de fazer aportes financeiros em outras fontes para manter suas operações rodando.

Em alguns casos, isso é complicado. Os parceiros têm alto poder de barganha e os clientes, por sua vez, podem exigir comprar a prazo. Isso pode acontecer por características dos concorrentes ou mesmo como regra de mercado.

Quando se tem esse cenário, é preciso ter grandes quantidades investidas como capital de giro. Esse é justamente um dinheiro que se tem em caixa, com alta liquidez, para quitar os compromissos enquanto os recebíveis não entram.

Agora, pense em todas essas possibilidades na rotina de seu negócio. São diversos fornecedores, tributos e prestadores de serviços eventuais — alguns itens com contrato, outros, comprados eventualmente. Sem falar nos clientes, que podem ser vários, dependendo do que você vende. Cada um comprando em uma condição diferente.

Se sua empresa não conseguir estabelecer controle sobre tudo isso, você poderá ter muitos problemas com o passar do tempo. Contas podem se atrasar gerando multas e até a perda de contratos.

Inadimplência

Você pode também deixar de cobrar os clientes que estão inadimplentes, já que não sabe quem pagou ou não. Seja na entrada, seja na saída, sem o monitoramento, as possibilidades de erros serão expressivas.

Mas, partindo do princípio de que, mais cedo ou mais tarde, você honrará seus compromissos, não ter controle sobre os recebíveis é pior do que se esquecer de fazer os pagamentos. Afinal, você não pode esperar que aqueles que compraram de sua empresa serão corretos e pagarão mesmo quando não forem cobrados.

A inadimplência representa uma perda absoluta para seu negócio, impactando diretamente suas margens de lucro. Afinal, todos os custos e as despesas relativos aos processos de fabricação ou de prestação do serviço já incorreram, então, você já tende a ter arcado com eles.

Por isso, é tão relevante ter um mapa atualizado de quem são os clientes que estão em débito com sua empresa e fazer a cobrança da melhor forma possível. Talvez até renegociar com eles, aumentando os prazos e cortando as multas, desde que isso aumente sua chance de receber.

Como aumentar a eficiência nesse processo?

Então, se você sabe que precisa melhorar o controle de contas a pagar e receber, a partir de agora, trazemos uma lista com algumas iniciativas que podem ajudar. Confira!

1.   Invista em um software de gestão

Fazer esse controle de recebíveis e demandas de pagamento pode ser um processo complicado. Especialmente se você tem uma lista grande de clientes e fornecedores. No entanto, não é necessário fazer isso manualmente ou mesmo em planilhas soltas. Hoje, existem soluções computacionais que dão todo o suporte.

É importante identificar aquele software que é mais adequado ao perfil de sua empresa, buscando sempre aquele que for de melhor custo-benefício no atendimento de suas demandas. Não adianta simplesmente investir no mais caro se ele ficará subutilizado.

2.   Desenvolva uma política eficiente para o controle do fluxo de caixa

É fundamental estabelecer as diretrizes com os procedimentos do que cada colaborador deve fazer em relação às contas a pagar e a receber. Esperar que os funcionários tenham a iniciativa de proceder de maneira correta é um erro que o empresário não pode cometer. As pessoas precisam ser instruídas e treinadas, para agir sempre dentro das expectativas.

Se a empresa não tem essas políticas definidas e não as implanta como uma cultura de gestão, todo o processo de controle acontecerá ao acaso, dependendo exclusivamente da boa vontade de seus funcionários em fazê-lo. É seu papel zelar para que tudo ocorra de modo correto.

3.   Conte com uma consultoria especializada

Nem sempre a gestão das finanças é expertise de um empreendedor. Você pode ser muito bom em fabricar seus produtos ou mesmo em prestar determinado serviço, dando foco ao chamado core business. Porém, sem a parte financeira, é improvável que prospere no longo prazo.

Sendo assim, pode ser muito interessante contar com uma empresa parceira para ajudar nesse processo. As consultorias trazem know-how de anos de atuação específica para dentro de seu negócio, aumentando sua capacidade de realizar as atividades correlatas.

A MADM Consulting Business é uma assessoria que, além de prezar pela qualidade das análises realizadas, pretende atender aos clientes de um modo pleno. Isso quer dizer que damos todo o suporte à negociação com os credores, além de fazermos todo o levantamento das melhores possibilidades de crédito do mercado.

Entre em contato conosco e saiba mais sobre como podemos ajudar no controle de contas a pagar e receber, dentre outras diversas ações no que tange ao planejamento financeiro de seu negócio!

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